Anahtar Performans Göstergeleri(KPI)

     KPI: ( Key Performance Indicator/Anahtar Performans Göstergesi) Şirketlerin stratejik amaçlarını ölçümlemesi:

Bill Gates’in 1999 yılında yayınlanmış olan Business @ the Speed of Though (Türkçeye de Digital Sinir Sistemi olarak çevrilmişti) kitabı gelecekte iş dünyasının nasıl bir hızla değişeceği yolunda önemli bir milat oluşturmaktaydı. Bu kitaptaki en temel iddia teknoloji ve internet uygulamalarına bağlı olarak her gelecek on yılın geçmişteki elli yıldan daha fazla değişeceğiydi..


O yıllardan sonra geçen koca bir on yıl ve bir de yarım on yılda her şeyin nasıl değiştiğini hep birlikte deneyimleyerek ve bizzat oyuncusu olarak yaşadık. Hız ve değişim var olmanın neredeyse tek kuralı olarak iş dünyasının temelinde yer aldı.

Bu yarışta var olmak zorunda olan şirketler, server teknolojisi ve internet alt yapısının hızla gelişmesi, mobil uygulamalarda yaşanan inanılmaz ilerlemeler sonucunda başta CRM ve İş Zekası Uygulamaları ile verilere anında ve derinlemesine ulaşabilmeye başladılar. Şirketler ERP yazılımlarını, büyük meblağlarda para ve zaman harcayarak temel amaç olan anahtar performansları görme ihtiyaçlarını gidermek için kullandılar.

İşte KPI tam olarak burada gündeme geldi. Şirketlerin anahtar performans göstergelerine (KPI’lara) hızlı bir şekilde, sürekli ve kesintisiz olarak ulaşabilmeleri sürekli değişim içinde olan iş dünyasında hayati bir hale gelmiştir.

Peki bu kadar yaşamsal olan bu KPI’ ları nasıl ve nereden elde edeceğiz? Hangi KPI şirketimiz için uygundur? Bu değerlerin doğru olup olmadığını nasıl bileceğiz? Oluşan KPI’ları nasıl okuyacağız(bize ne ifade edecekler)? Bunları kimlerle paylaşmalıyız? Hangi tür şirketlerin ihtiyacı vardır? Gelecekte var olmamıza nasıl yardımcı olacak? Bize para kazandıracak mı? Bu bilgilere ne kadarlık bir yatırımla ve ne kadar sürede sahip olabiliriz? KPI’ ların önemli rolü olduğunu kabul ettiğimizde ve uygulamaya başladığımızda yukarıdaki temel sorular gündeme gelmektedir.

İşte tam da bu noktada müşterilerimize hem ürün hem de danışmanlıklarımızla çözümler sunmaktayız. Tecrübelerimizin ışığında ölçülmüş verilerle şu sonuçlara kısa sürelerde ulaşmak mümkündür:

- Şirketlerin cirolarının %15-%30 oranında artması

- Stok devir hızlarının en az 1 kat azaltılması veya azalması

- Mevcut ürün portföyünde %10-%20 arasında azalma

- Şirketin karar verme doğrulunda en az %25 iyileşme

- Karar verme süreçlerinde en az %35 hızlanma

- Toplam karlılıklarda %5- %15 artış

- Toplam satış ve pazarlama maliyetlerinde %5-%10 oranında azalma

Sonuçlar kısa sürede elde edilmeye başlamakta ve etkileri hemen görülmektedir. Bunun olabilmesi için de yukarıda sorduğumuz sorulara doğru cevaplar vermek ve doğru uygulanmalarını sağlamak gerekmektedir.

KPI’lar, faaliyette bulunan bütün şirket, dernek, topluluklar için gereklilik arz eden değerlerdir. Özellikle hızlı değişiklik gösteren, yoğun rekabetin olduğu, düşük kar marjlarının olduğu, çok sayıda toptan/perakende müşteri ile çalışan, çok sayıda ürün/hizmet üreten veya stoklarını yöneten şirketlerin öncelikli olarak sahip olması gereken değerlerdir.

Doğru KPI ların belirlenebilmesi şirketlerin, stratejik planlama ve buna bağlı mal/hizmetlerin konumlandırılması, iş planları, satış ve dağıtım stratejileri, pazarlama planları, rekabet için gerekli pazar araştırmaları ve rakip/marka konumlandırmalarıyla ilişkilendirilmesi ile mümkündür . Finansal KPI değerleri de oluşturulacaksa bu planlara gelir/gider bütçeleri de katılmalıdır.

KPI’ ların nereden ve nasıl elde edileceği de çok önemli bir konudur. KPI verilerine çoğunlukla kullanılan ERP üzerinden ulaşılacaktır. Buna ek olarak; CRM, B2B, B2C veya bir takım diğer uygulamalardan da verilerin alınması gerekebilecektir. Başarılı sonuçlar ile projelerin tamamlanabilmesi için KPI’ ların doğru belirlenmesi gerekmektedir. Bunun için mutlak suretle “TÜMDEN GELİM YÖNTEMİ (deduction) kullanılmalıdır. Belirlenen KPI’ ların yukarıda bahsedilen uygulamalardan hangilerinde, bu uygulamaların hangi alanlarında ve ne şekilde kullanılacağına “PROJE ANALİZİ” aşamasında karar verilmelidir. Bu belirlenen KPI’lara ulaşmak için mutlak koşuldur.

Peki, KPI ları nasıl elde edeceğiz. KPI değerlerini yukardaki paragrafta belirtilen uygulamalardan raporlar halinde alınacaktır. Burada kullanılacak yöntemler ise şunlar olabilir:

- Uygulamalardaki standart raporlar

- SQL sorgulaması ile oluşturulacak raporlar

- Özel tasarlanmış/hazırlanmış raporlar(excel veya çeşitli raporlama programları)

- Veri ambarı

- İş zekası/dashboard uygulamaları

Günümüz yazılım teknolojilerinin getirdiği gerçek nimetlerden biri de iş zekası uygulamalarıdır. KPI’ lara en hızlı ,doğru ve farklı açılardan, en esnek bir şekilde ulaşmanın yoludur. İş zekası uygulamaları KPI lara ulaşmanın öncelikli yolu olmalıdır. Ayrıca her bir KPI dashboard olarak da tanımlanabilmelidir.

Belirlenen KPI’ ları oluşturulacak verilerin ve raporların doğruluğu mutlak suretle ölçümlenmelidir. Bunu çarpma işlemlerinde sağlama yapmaya benzetebiliriz. Edindiğimiz tecrübeler bize sağlama yapmadığımız hiçbir veriye güvenilmemesi gerektiğini söylemektedir. Gelenekçi bir yaklaşım olmakla beraber manuel olarak hesap makinaları veya excel yardımı ile ilk elde edilen verilerin kontrolü şirket içinde o verilere hakim bir uzman tarafından yapılmalı ve onay alınmalıdır. Unutulmamalıdır ki bu değerler bizim çok uzun yıllar boyunca her gün bakacağımız değerlerdir.

Elde ettiğimiz KPI değerleri orta ve üst kademe yöneticiler tarafından kendi sorumluluk alanlarıyla ilişkilendirilerek takip edilmeli ve sürekli incelenmelidir. Genel yaklaşımlardan farklı olarak özellikle orta kademe yöneticileri KPI değerlerini iş zekası uygulamaları ile sürekli incelemeli ve takip edebilmelidir. Günlük operasyonların her an içinde olan orta kademe yöneticileri, değişiklikleri, tehditleri, ve fırsatları belirlenen KPI değerleri üzerinden çok çabuk fark ederler ki bu bir çok şirketin şikayet ettiği atıl kapasitenin ya da verimsizliğin ilacı olacaktır. Dikkat edilmesi gereken, verilere orta kademe yöneticilerin bizzat kendilerinin ulaşabilmesidir. Bilgi işlem, muhasebe, sekreter vs. gibi birimlerin vereceği KPI değerlerini içeren raporlar biliniz ki size mutlak olarak başarısızlığı getirecektir.

KPI değerlerinin yorum ve okumasını şirketin planlarına ve hedeflerine hakim konu ile ilgili üst düzey yöneticiler yapmalıdır. KPI değerleri yönetim kurulu toplantıları veya yıllık hedef/bütçe toplantıları ya da yeni bir ürün grubu, marka veya kanal kararı öncesinde yorumlanabilmelidir. Yorumlar zaman ve ilgili koşullar dikkate alınarak ve mutlaka mukayeseli olarak yapılabilmelidir.

Buraya kadar anlatılan bilgilerin ışığı altında KPI değerlerini oluşturmak, belirtilen bütün koşullar mevcut ise 1-3 ay arasında değişmektedir. Maliyeti şirketlerin yapı ve iş hacimlerine göre önemli değişiklikler göstermekle beraber ilgili yazılım ürünleri ve danışmanlık hizmetleri ile beraber yıllık cirolarının %0.2 ile %0.4’ü arasında değişiklikler gösterebilmektedir. Mevcut bir yapıda ilgili uygulamaların yetersiz olması ya da yeni uygulama veya proje danışmanlık ihtiyaçlarının belirmesine göre önemli farklılıklar gösterebilir. Burada süreç, seçilen uygulamanın niteliği ve içeriğine bağlı olarak yine yıllık cironun %0.8ile %1.2’si arasında değişiklik gösterebilmektedir.

Sonuç: Şirketlerin hızla değişen iş dünyasında, kendilerine karlı ve rekabetçi bir yer bulabilmeleri için bir alt yapıya ihtiyaçları vardır. KPI’lar, şirketlerin organizasyon yapılarında ve uygulamalarda kendi başarı kriterlerini oluşturabilmeleri ve bunları sürekli takip edebilmelerini sağlamaktadır.

Vaka çalışması

20 yılı aşkın optik sektöründe faaliyet gösteren Kayatur Optik A.Ş’ nin 2010 yılında yapılandırmasıyla Türkiye perakende optik pazarında yerini alan Elegance Optik Shop için yapılmış KPI’ ların uygulama ve sonuçlarını ve sağladığı etkiler aşağıdaki şekilde gerçekleşmiştir. EOS(Elegance Optik Shop) stratejik planı gereği, optik sektöründeki köklü ve bağımsız çalışan optikçilerin franchise benzeri bir yapı ile kurumsal mağaza zinciri olması hedeflemiştir.

Firma da şirketimiz tarafından yapılan SWOT analizi ve buna bağlı olarak geliştirilen iş planı ve satış ve pazarlama planlarından da çıkan verilere göre firma için 2 yıllık sürede kritik 42 adet KPI belirlenmiştir. KPI değerlerini teşkil edecek verilerin neler olacağı daha mağazalar açılmadan belirlenmiştir. Elegance Optik Shop zincirine katılacak olan mağazaların ellerindeki yüksek miktardaki ve farklı markalardaki ürünlerin birbiriyle ilişkilendirebilecek herhangi bir ortak yapısının olmaması projenin en zor yanını oluşturmuştur. Firma yönetimi bu kurumsal dönüşümü gerçekleştirmeyi stratejik unsur sayması ve başarı kriterlerini bu değerler üzerinden oluşturacak olması nedeniyle bu konuda özel bir proje oluşturmuştur.

Proje kapsamında özel bir stok kategori oluşturma ekibi oluşturmuş ve sisteme katılacak her bir mağazanın stokları KPI değerlendirin de belirlenen unsurları içine alacak şekilde ve 8 temel stok kategorisinde belirlenmiştir. Proje kapsamında 79 mağazada yaklaşık olarak 460.000 adet ürün kategori edilmiş olup bu proje için 2 yıl içinde 400.000 TL bütçe ayrılmıştır. Her bir kategorinin ne olacağı ve hangi ürünlerin hangi kategori de olacağı belirlemek için başlangıç öncesinde konusunda uzman kişilerce standartlar oluşturulmuştur. Bu standartlar da kategorileri fiili olarak belirleyecek ekibe eğitimler ile aktarılmıştır. Kategori doğrulaması amacıyla da mağazalar da kategorisi belirlenen ürünlerin 1/100 test oranı ile doğrulu teyit edilmiştir.

- Ürün ana grubu bazında satışların ve stoklarının analizi . Bu amaçla ürün kategorileri Optik gözlükler, Optik camlar, Güneş gözlükleri, Lensler ve aksesuar ürün grubu olarak ayrıştırılmıştır.

o ) Amaç : Ağırlıklı olarak Optik ürün satış yapan mağazaların cirolarında güneş gözlüğü ve Lens satışlarının artırılmasını sağlamak ve son 5 yılda moda etkisi ile hızla model değişmesi sebebi ile mağazalarda yaşanan güneş gözlüğünün oluşturduğu fazla stok ve neden olduğu karlılık azalmasını ortadan kaldırmak.

o ) Sonuç :Ortalama başarı değeri ilk yıl sonunda önemli bir oranda yakalanmıştır. Mağazaların haftalık olarak bu oranları takip etmeleri, oranlarını başarılı olan mağazaların sonuçlarının paylaşılması ve bu konuda verilen eğitimlerle 2 yıl sonunda güneş gözlüğü satışlarında adet bazında %40 ve ciro bazında %55 artış gerçekleşmiştir. Stok devir rakamları da ikinci yıl sonunda %48 oranında iyileşme göstermiştir.

- Ürünlerin fiyat aralığı bazında satış ve stoklarının analizi : Her bir ana ürün grubunda 4 farklı fiyat kategorisi belirlenmiş ve bu fiyatlar markalarla ilişkilendirilmiştir. Fiyat kategorilerinde de bölgesel farklılıklar ve mağaza kategorileri dikkate alınmıştır. Etkiyi artırmak için satış danışmanlarının da bu kategorideki sonuçları ölçülmüş ve KPI değerlerine eklenmiştir.

o ) Amaç : Bireysel mağazacılık yapan optik mağazalarının ciro analizleri yapıldığında ortalama ürün başına elde ettikleri birim cironun kurumsal mağaza zincirlerine göre önemli oranda altında kaldığı tespiti yapılmıştır. Buna karşılık olarak stok yapısında ise tersi bir durumla yüksek ürünlü fiyatların envanterde daha yüksek miktarda bulunduğu ve bu ürünlerin satışa dönem hızının düşük olduğu görülmüştür.

o ) Sonuç: Optik grubunda ve her mağaza grubunda alt fiyat ürün gruplarının satışının adet bazında %52 azalırken, bir üst fiyat grubu olan 2.kategoriye ait ürünlerde adet bazında %72, üçüncü fiyat kategorisi ürün gruplarında %50 ve en üst fiyat kategorisin de ise %60 artış olmuştur. (52 mağazanın ortalaması ile sonuç bulunmuştur)Bu değişim için mağazalarda destekleyici eğitim ve mağaza içi pazarlama malzemeleri kullanıldı. Mağaza stokları da satış hedeflerine uygun oranlarda olması sağlandı. Bu faaliyetler sonucun da mağazaların ciroları ise toplamda yanı adette satış gerçekleştirdiklerinde %23 oranında artış göstermiştir.

- Marka analizleri ile stok yönetiminde verimlilik yükseltilmesi: Yapılan analizler sonuçta sistemin gereği olarak mağazalarda çok sayıda markanın bulunduğu tespit edilmiştir. Belirlenen KPI’ lar ile bunun iyileştirilmesi istenmiştir.

o ) Amaç: Marka bazında satış/stok analizlerinde PARETO kuramının(80/20) işlediği görülmüştür. Mağazadaki markaların %20 si ile satışların %76 sının yapıldığı görülmüştür. Bu markaların ise toplam envanterdeki oranı %42’ler de kalmaktadır(63 mağazanın sonuçlarına göre).Bu oranın mağazada satan ürünlere ve karlılıkla beraber stratejik hedeflere uygun olarak gerçekleştirilmesi istendi

o ) Sonuç: Haftalık olarak takip edilebilecek şekilde oluşturulan KPI lar ile %80 lik PARETO oranı mağazadaki markaların toplam stoktaki payı %65’ e çıkmıştır. Bütün satın almalarda ve yeni marka kararlarında bu KPI etken olmuştur. Mağazalarda maliyet değerinden ortalama 19.000 TL olmak üzere KPI değerleri takip edilen 63 mağaza yaklaşık 1.200.000 TL lik stok envanter düzeyi azaltılmıştır